PENGUKURAN KINERJA PADA PRAKTIK KEDOKTERAN GIGI (PERFORMANCE MEASUREMENT IN DENTAL PRACTICE)

Proceeding of The 15th Scientific Meeting & Refresher Courses in Dentistry. Jakarta, October 14-17, 2009, p 387-390.

Abstract

PERFORMANCE MEASUREMENT IN DENTAL PRACTICE

Paulus Januar
Dental Public Health Department
Faculty of Dentistry – Prof Dr Moestopo University


Performance measurement in dental practice is a quantitative assessment of capacities, processes, or outcomes relevant to dental practice, including the effect on the public. Performance measurement is a component of performance management that comprises of performance standards, performance measurement, and quality improvement. Performance measurement provides a way to determine whether the practice goals are being achieved, and also helps to evaluate the dental practice’s overall strengths and weaknesses. This measurement is important because it may have a direct impact on the success of dental practice. Performance measurement is the building blocks of any measurable management system that consists of production, overhead, income, and profitability. Characteristics of ideal performance measurement are evidence-based, standards for satisfactory performance, attributable to the care rendered by the dentist, and the information obtained in a reliable way. The performance of dentists in their day-to-day clinical practices has become an area of intense public interest. Both patients and also dental care providers want more effective means of identifying excellent clinician and a variety of organizations are implementing for assessing the performance of individual clinicians.

Keywords: performance measurement, performance standards, quality improvement



PENGUKURAN KINERJA PRAKTIK KEDOKTERAN GIGI
Paulus Januar
Bagian Kesehatan Gigi Masyarakat
Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Prof Dr Moestopo (Beragama)

PENDAHULUAN
Praktik sebagai dokter gigi mungkin selama ini sudah berjalan dengan baik. Namun, kini dan terutama di masa mendatang, perlu lebih diperhatikan aspek penyelenggaraannya yang menyangkut hal-hal seperti tingkat produktivitas, pengelolaan keuangan, pengambilan keputusan, pengendalian kualitas, dan sebagainya yang merupakan penatalaksanaan kinerja (performance) dari suatu praktik kedokteran gigi.1,2 Kenyataan menunjukkan, keberhasilan praktik kedokteran gigi tidak hanya dari segi kegiatan klinis saja, namun juga menyangkut segi manajemen praktik.3
Kinerja merupakan gambaran yang dikerjakan dan dicapai pada pelaksanaan suatu fungsi, kegiatan, maupun prilaku. Kinerja didefinisikan sebagai hasil dari kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan atau target yang telah ditetapkan.4 Pada praktik kedokteran gigi, penatalaksanaan kinerja merupakan unsur penting untuk menunjang keberhasilannya. Dalam hal ini, pada praktik kedokteran gigi perlu dilakukan pengukuran kinerja untuk mengevaluasi apakah sudah berhasil mencapai tujuan maupun target yang ditetapkan. Berdasarkan kenyataan tersebut, tulisan ini bertujuan untuk membahas mengenai konsep maupun pelaksanaan pengukuran kinerja pada praktik kedokteran gigi. Diharapkan tulisan ini dapat bermanfaat bagi upaya meningkatkan praktik kedokteran gigi yang dijalankan.

MANAJEMEN KINERJA
Pengukuran kinerja merupakan bagian integral dari manajemen kinerja. Manajemen kinerja pada praktik kedokteran gigi adalah kegiatan untuk secara aktif menggunakan data kinerja untuk penatalaksanaan dalam rangka memperkembangkan praktik kedokteran gigi yang dijalankan.5,6
Manajemen kinerja terdiri atas standar kinerja, pengukuran kinerja, pelaporan kinerja, dan pengembangan kualitas. Standar kinerja merupakan seperangkat standar objektif atau petunjuk untuk mengukur kinerja dalam rangka pengembangan sistem dan pengorganisasian untuk menetapkan tujuan, sasaran, dan peningkatan kualitas. Pada pengukuran kinerja dilakukan pengukuran kuantitatif dari kapasitas, proses, maupun hasil pencapaian berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Pelaporan kinerja mencakup pendokumentasian dan penyusunan laporan mengenai kinerja. Sedangkan pengembangan kualitas merupakan kegiatan atau proses untuk melakukan perubahan dalam rangka meningkatkan kualitas kebijakan, program, maupun infrastuktur berdasarkan standar, pengukuran, serta laporan kinerja.
Manajemen kinerja dapat digunakan untuk berbagai aspek pengelolaan praktik kedokteran gigi seperti pengembangan sumber daya manusia, sistem informasi, peningkatan kepuasan pasien, sistem finansial, pengembangan kapasitas, dan sebagainya.5,6 Dengan menggunakan manajemen kinerja akan menunjang proses pengambilan keputusan, meningkatkan akuntabilitas, sistem pelaporan yang baik, menumbuhkan minat publik, dan meningkatkan kinerja.6 Pada praktik kedokteran gigi, manajemen kinerja akan menunjang pemanfaatan kekuatan, serta mengatasi kelemahan yang terdapat. Selanjutnya dengan berdasarkan manajemen kinerja akan membantu penatalaksanaan operasional praktik kedokteran gigi seperti penambahan sumber daya manusia, memperluas ruang praktik, penetapan sistem pembayaran, dan sebagainya.1

INDIKATOR KINERJA
Pengukuran kinerja praktik kedokteran gigi merupakan suatu pengukuran kuantitatif mengenai kapasitas, proses, serta hasil yang berkaitan dengan praktik kedokteran gigi, termasuk efeknya terhadap masyarakat.4,6 Dalam pengukuran kinerja diperlukan indikator sebagai pembakuan hal-hal yang diukur. Penetapan indikator kinerja harus memenuhi persyaratan kesahihan (valid), keterandalan (reliable), definitif, berjangka waktu, dan dapat diperbandingkan (comparable).4
Indikator yang sahih merupakan indikator yang mampu mengukur hal yang hendak diukur, sedangkan keterandalan berarti indikator tersebut memiliki konsistensi dalam pengukuran. Indikator harus merupakan sesuatu yang didefinisikan dengan jelas dan tepat. Di samping itu indikator tersebut perlu dijabarkan jangka waktu penggunaannya misalnya setiap bulan, pada akhir tahun, dan sebagainya, serta hasil pengukuran indikator tersebut dapat dibandingkan dengan pengukuran yang dilakukan pada beberapa populasi atau institusi lainnya.4
Salah satu metode pengukuran kinerja yang paling banyak dijalankan adalah dengan menggunakan indikator pokok kinerja (key performance indicators / KPI). Indikator pokok kinerja merupakan serangkaian indikator utama yang bersifat terukur untuk menunjukkan suatu keadaan kinerja, dan bermanfaat memberikan informasi mengenai pencapaian sasaran kinerja, serta menunjang upaya peningkatannya di masa mendatang. Metode indikator pokok kinerja pada awalnya digunakan di kalangan bisnis dan kini banyak digunakan di berbagai sektor lain, termasuk di bidang pelayanan kesehatan.1,3
Pada praktik kedokteran gigi, penggunaan indikator pokok kinerja dapat digunakan untuk memilah data hingga dengan cepat dan tepat dapat diketahui hal-hal seperti jumlah pasien, tingkat produktivitas kerja per pasien, serta metode pembayaran. Berdasarkan data tersebut maka dapat dilakukan pengambilan keputusan seperti pengembangan staf, penambahan ruang praktik, pemindahan tempat praktik, dan sebagainya.3
Penetapan indikator pokok kinerja dilakukan berdasarkan proses pengorganisasian praktik, tujuan yang telah ditetapkan, serta upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi permasalahan praktik yang selama ini dijalankan.1 Hal-hal yang umumnya menjadi indikator pokok kinerja pada praktik kedokteran gigi meliputi:1,3
• Produktivitas: seluruh pekerjaan yang dilakukan yang kemudian dapat diuraikan menjadi tingkat produktivitas per pasien.
• Pendapatan: jumlah pendapatan yang diperoleh serta lamanya jangka waktu pembayaran, termasuk juga data mengenai tingkat tagihan yang tidak terbayar.
• Biaya: pengeluaran yang dilakukan untuk kegiatan praktik serta efektivitasnya, maupun rasionya terhadap pendapatan.
• Kunjungan pasien: banyaknya pasien yang berkunjung, terutama pasien baru akan memberikan gambaran mengenai perkembangan praktik. Di samping itu perlu pula data mengenai ketaatan berobat pasien.
• Profitabilitas: keuntungan yang diperoleh berdasarkan pendapatan setelah dikurangi biaya yang dikeluarkan. Profitabilitas dinyatakan selain jumlahnya juga persentasenya. Dalam hal ini perlu diperhatikan, bahwa produktivitas serta tingkat pendapatan yang besar belum tentu akan meningkatkan profitabilitas.


PELAKSANAAN PENGUKURAN KINERJA
Pada praktik kedokteran gigi, mungkin pengukuran kinerja belum banyak dilakukan. Mengingat pentingnya pengukuran kinerja untuk pengembangan praktik kedokteran gigi, maka perlu mulai dilaksanakan. Namun seringkali tidak terlalu mudah untuk memulai sesuatu yang baru, termasuk untuk mulai melakukan pengukuran kinerja.
Bagi pelaksanaan pengukuran kinerja diperlukan komitmen dari pimpinan untuk menjalankan manajemen kinerja, serta kemudian mengajak dan melibatkan seluruh staf. Selanjutnya pimpinan bersama seluruh staf mengidentifikasi data apa saja yang diperlukan untuk pengukuran kinerja. Identifikasi tersebut perlu dijalankan berbasis bukti (evident based) mengenai hal-hal yang memang berperanan dalam pengembangan kinerja. Di samping itu perlu juga diperhatikan bahwa data yang diperlukan memang memungkinan untuk diperoleh (feasible) dan sedapat mungkin tidak berbiaya tinggi. Berdasarkan identifikasi tersebut lalu secara regular melakukan pengumpulan data mengenai kinerja. Setelah data terkumpul selanjutnya dilakukan analisis kinerja dan pembuatan laporan. Bagi pelaksanaan pengukuran kinerja mungkin diperlukan pengembangan staf agar mampu melakukan analisis data. 2,5
Pengukuran kinerja selain dilakukan secara internal dapat pula dijalankan oleh suatu lembaga konsultan manajemen. Pengukuran kinerja secara internal maupun eksternal masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Pada pengukuran data secara internal memerlukan alokasi waktu dan perhatian secara khusus di tengah kesibukan rutin melaksanakan praktik kedokteran gigi. Sedangkan bila dilakukan oleh suatu lembaga eksternal memang memiliki profesionalitas yang baik, namun seringkali kurang mampu mendalami dinamika yang sehari-hari terjadi pada kegiatan praktik kedokteran gigi, di samping biayanya yang lebih tinggi.5


PENGUKURAN KINERJA DAN PENGEMBANGAN KUALITAS
Hasil pengukuran kinerja bermanfaat untuk pengembangan kualitas. Dengan pengukuran kinerja dapat diketahui tingkat kinerja suatu praktik kedokteran gigi, yang kemudian dapat menjadi landasan untuk menyusun strategi pengembangan. Pengukuran kinerja dapat memberikan gambaran mengenai hal-hal yang telah dicapai dan prioritas yang perlu dikerjakan, serta meningkatkan kemampuan mengambil keputusan dan kerja sama tim.5,8
Umumnya kinerja yang buruk pada praktik kedokteran gigi disebabkan oleh berbagai faktor yang seringkali saling berinteraksi satu sama lain. Kinerja yang buruk pada praktik kedokteran gigi antara lain disebabkan karena rendahnya pengetahuan dan ketrampilan, tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, kurangnya dukungan teman sejawat (peer support), kurangnya sikap profesional, kemitraan bisnis yang tidak berjalan baik, kurangnya sumberdaya, tim kerja yang buruk, dan kurang baiknya pengorganisasian praktik. Di samping itu kinerja buruk juga dapat disebabkan oleh faktor-faktor seperti perilaku buruk pasien, permasalahan dalam kehidupan keluarga, stress pada pekerjaan, maupun karena sang dokter gigi menderita sakit.7
Pada pengukuran kinerja dapat diketahui kondisi dari praktik kedokteran gigi. Peningkatan kualitas praktik kedokteran gigi berdasarkan pengukuran kinerja dilakukan dengan melakukan identifikasi kinerja yang masih kurang baik, termasuk identifikasi kecenderungan yang ada, kemudian mencari penyebab permasalahannya. Selanjutnya mengembangkan kebijakan dan program untuk mengatasi permasalahan serta meningkatkan kinerja, lalu mengajak seluruh staf untuk menjalankannya.5,8

KESIMPULAN
Pengukuran kinerja yang merupakan bagian dari manajemen kinerja dan merupakan unsur penting untuk menunjang keberhasilan praktik kedokteran gigi. Dengan pengukuran kinerja dapat diketahui kondisi praktik kedokteran gigi, dan bermanfaat untuk pengembangan kualitas praktik kedokteran gigi yang dijalankan.
Indikator pokok kinerja (key performance indicators) merupakan standar yang digunakan dalam melakukan pengukuran kinerja. Bagi pelaksanaan pengukuran kinerja membutuhkan komitmen dari pimpinan dan seluruh staf. Pengukuran kinerja dapat dilakukan secara internal atau secara eksternal oleh biro konsultan manajemen.


KEPUSTAKAAN

1. Levin, R.P. Key Performance Indicators and Practice Performance. Available at: http://www.dentalcompare.com/featuredarticle.asp?articleid=85 accessed July 12, 2007.

2. Bruce E. Landon, B.E., Normand, S.T., Blumenthal, D. Physician Clinical Performance Assessment: Prospects and Barriers JAMA. 2003; 290(9):1183-1189

3. Levin, R. The Business of Dentistry. J Am Dent Assoc May 2003 vol. 134: 644-645

4. Fort, A. Measuring Provider Performance: Challenges and Definitions Chapel Hill: PRIME II Better Practices Number 1 November 2002: 1-6

5. Performance Management National Excellence Collaborative. Using Performance Management to Improve the Public's Health. Seattle: Public Health Foundation, 2003: 11-21

6. Lichiello, P., and Turnock, B.J. Guidebook for Performance Measurement. Seattle: TurningPoint Collaborating for a New Century in Public Health, 2003: 8-14, 38 – 68

7. McKnight, H. Policy For Supporting Dental Practices Whose Performance Gives Cause For Concern. London: Bolton Primary Care Trust, 2008: 4-11.

8. Ahlstrom. J., Pynch, M.T. Applying Lean Thinking Principles to Health Care. Available at: http://www.wipfli.com/Wipfli/Impact_Magazine/Industry_Archive/Health_Care/General/200604HCA_Lean_Thinking_Principles.htm, accesed July 14, 2007